RFID文档管理方案

2014-05-09 18:00:53 重庆诺塔斯智能科技有限公司 199

一、方案背景:

  近年来,电子化、网络化长足进步,电子政务不断发展,公文拟草、加密传输等已经可以通过计算机和计算机网络予以实现,从而极大地提高了工作效率,亦给人们的生活和工作带来了诸多方便。但是,公文阅办、文档查询、借阅清退、打包分发等,以至于计算机网络两端信息落地,仍然离不开纸化文档。从实际情况看,纸化文档在相当历史时期内不可取代。怎样运用电子技术克服纸化文档管理工作烦琐,堵塞可能出现的漏洞,是文档管理中亟待解决的问题。

  当前,RFID射频识别技术日臻成熟,正被广泛应用于社会各个领域,愈来愈显示出这一高新技术的显著作用,这就为我们运用RFID射频识别技术逐步代替人工管理文档提供了良好的机遇。

  二、系统流程示意图:

RFID文档管理方案

三、档案管理系统图

RFID文档管理方案

文档管理系统由六个部分组成:
  一、数据管理中心;二、标签配发系统;三、文档流通系统;四、文档借阅系统; 五、统计查询系统;六、系统管理。
四、档案管理应用RFID技术的优点
  1.快速、准确定位:在移动点检设备上存储有整个档案室的地理分布图,将会对所查档案做出地理定位指示,实现快速查找及归档操作。
  2.轻松盘点:使用RFID点检设备可以快速的完成档案的盘点、查错、上架等工作,在极大的减轻馆员工作量的同时可以提高档案管理工作效率、降低外借归档时的差错率。
  3.档案信息准确记录:档案经手人、借阅人、借出、归档时间等均为系统自动登记完成的,防止手工差错的同时保证档案管理信息系统原始数据的准确性,并可提供档案状态的实时查询、报表打印。
  4.批量档案借出、归档登记管理:档案管理是很烦杂的工作,档案管理人员少,寻借档案的人多,应用RFID技术实现档案管理现代化,自动化,增加工作效率的同时减少档案管理员的劳动强度,帮助馆员实现自动化的批量档案借出,归档登记工作
  5.档案RFID标签存储信息更改自如:电子标签存取数据容量大,并且存储信息更改自如,为档案属性等信息管理提供方便。
  6.安全保障:档案管理人员要通过身份验证登陆RFID档案管理系统后,才可对档案进行借出,归档的操作,对于档案的非法外带,系统将报警提示。标签信息亦可加密。